Ziele, Termine und Kontrolle__So wird die Messe zum maximalen Erfolg

Im Mai 2024 steht mit der Interzoo wieder das Highlight der globalen Heimtierbranche auf dem Kalender. Für Unternehmen ist das die beste Gelegenheit, sich selbst und das eigene Portfolio zu präsentieren. Unternehmensberater Fritz Gerke gibt Tipps für den maximalen Erfolg – egal ob für Start-ups oder Messerveteranen.

Was ist das Wichtigste, um eine Messeteilnahme als Aussteller bestmöglich auf die Reihe zu bekommen? Klar, die Produkte oder Dienstleistungen stehen immer im Vordergrund, schließlich will man diese ja verkaufen. Auch der passende Messestand und das Personal spielen sicher eine große Rolle. Mindestens genauso wichtig wie diese Aspekte ist aber der Plan, mit dem das Unternehmen zur Messe fährt.

Fritz Gerke ist seit Jahrzehnten in verschiedenen Rollen in der Heimtierbranche unterwegs. Mittlerweile berät er Unternehmen, auch hinsichtlich ihrer Teilnahme an einer Messe. Gerade vor der wichtigsten sei es unabdingbar, dass sich Aussteller einige Gedanken machen, lange bevor es nach Nürnberg geht, sagt er. Gerkes Messe-Credo: „Unternehmen müssen den Erfolg vom Zufall befreien.“

Ziele setzen

Das ginge, indem die Verantwortlichen im Rahmen der Planung konkrete, realistische Ziele festsetzen. Diesen Zielen habe man dann alles Weitere unterzuordnen. Es gilt im Vorfeld Antworten zu geben auf Fragen wie: Welches Personal benötige ich zum Erreichen der Ziele? Wie viele Personen? Wie sollte der Stand gestaltet sein? Vor dem Erfolg steht also das gesetzte Ziel.

Gerke berichtet, wie einige seiner Kunden zu solchen Anlässen immer wieder Potenzial liegenließen. Da war beispielsweise ein Unternehmen, das mit viel zu viel Personal am Stand nach Nürnberg kam. Darüber hinaus hatten viele Männer und Frauen keine konkrete Aufgabe und bevölkerten den Stand unnötig. „Ruhige Verkaufsgespräche waren unmöglich“, sagt Gerke.

Oder aber die Firma, die auf der Messe neue Distributionspartner finden wollte. Die potenziellen Partner waren aber im Vorfeld nicht auf den Stand eingeladen worden. Der Stand war zwar dann gut besucht, aber unter den Besuchern die möglichen Partner auszufiltern, war schwierig. Ein anderes Unternehmen kam mit guter Ware und guten Preisen zur Messe. Leider sei kein Key-Account- Manager am Stand gewesen und das Personal war nicht auf die Ziele abgestimmt.

Stand gestalten

Umsatz, Neukunden, Leads oder die Pflege der Kontakte zu den Bestandskunden – der erste Schritt sei es zu überlegen, was das Unternehmen während der Messe erreichen möchte. Dann sollte darüber gesprochen werden, wie diese Ziele zu erreichen sind. Ist der Stand dementsprechend gestaltet, gibt es etwa ruhige Bereiche dort, um tiefergehende Gespräche führen zu können? Welche Aufgaben sind am Stand zu erledigen? Ist dafür das passende Personal vor Ort und wissen alle genau, worauf es ankommt und was das Unternehmen erreichen möchte? Und schließlich: Was kostet die Teilnahme voraussichtlich? Die Budgetierung könne nach der Messe als Index des Erfolgs dienen, wenn man Aufwand und Ertrag miteinander vergleicht, so Gerke.

Bei internationalen Messen wie etwa der Interzoo sei es zudem wichtig, sich im Vorfeld über mögliche kulturelle Unterschiede und Besonderheiten zu informieren. Um einem Besucher den nötigen Respekt zollen zu können, ist es unabdinglich, sich über die Gepflogenheiten im Herkunftsland zu informieren. Im besten Fall kann der Ansprechpartner am Stand sogar passende Sprachkenntnisse vorweisen.

Termine vorbereiten

Sind Ziele also definiert, der Stand dementsprechend gestaltet und die Rollen dort verteilt, gelte es Termine zu vereinbaren. „80 Prozent der Termine müssen schon vor dem Messestart stehen“, sagt Fritz Gerke. Vor Ort könne man sich zwar auch noch verabreden, aber weil die meisten Kunden ihrerseits auch Termine geplant haben, könne man eben nicht sicher sein, dass man denjenigen auch erwischt, den man unbedingt sprechen möchte.

Ist der Besuch dann endlich am Stand, müsse sich der Ansprechpartner nach allen Kräften um ihn bemühen. Der Besuch möchte informiert, aber auch unterhalten werden. Eine Produktschulung in aller Tiefe sei in diesem Zusammenhang häufig keine gute Idee, so Gerke. Lieber auch mal ein Foto mit demjenigen machen und in sozialen Netzwerken teilen, sofern er es erlaubt. Das zeigt auch anderen: Hier am Stand passiert etwas.

Nach der Messe

Das Foto kann dann auch nach der Messe genutzt werden: Eine E-Mail mit dem Bild ist eine gute Gelegenheit, den Messekontakt aufzugreifen und in die nächste Phase der Geschäftsbeziehung zu überführen. Und die Zeit unmittelbar nach der Messe sei für den maximalen Erfolg genauso wichtig wie die Planung und die Durchführung.

Gerke sieht hier bei vielen Unternehmen den dritten Kardinalfehler, der den maximalen Messeerfolg einschränke; Ziele, Termine und schließlich die Kontrolle des Erreichten seien drei Fallstricke, die es zu umgehen gilt. Denn nach dem letzten Messetag ist die Arbeit längst nicht vorüber. Es gebe Unternehmen, in denen machen manche Mitarbeiter nach einem Messebesuch erstmal Urlaub. Die Arbeit während einer Messe ist zwar extrem anstrengend, trotzdem seien freie Tage direkt anschließend eine schlechte Idee.

Meeting am Montag

Im Gegenteil schlägt der Unternehmensberater vor, am Montagmorgen danach sofort ein Meeting anzuberaumen, um die vergangene Woche aufzuarbeiten und die nächsten Schritte zu planen. „Weiter hart arbeiten“, sagt Gerke. Anschließend dann heiße es: „Ran an den Kunden.“ Vielleicht hat man einen potenziellen Partner gerade erst persönlich kennengelernt und erste zarte Bande geknüpft. Noch ist der Auftrag nicht platziert und alles in der Schwebe. Hier komme es nun auf Tempo und Verbindlichkeit an, sagt Gerke.

Die erste Kontaktaufnahme nach der Messe sollte bestenfalls in der folgenden Woche passieren. Dann könne man beispielsweise das Foto vom Stand mit ein paar netten Worten schicken. So signalisiert man, dass man weitermachen möchte. Dann reiche vielleicht sogar ein kurzer Hinweis wie: „Melde mich nächste Woche“. Hauptsache der geknüpfte Kontakt reißt nicht ab.

„Man muss über die Messe hinaus Interesse zeigen“, sagt Gerke. Wird dann schließlich abgeglichen, was die Messe gekostet hat und was sie bringt, zeige sich, wie wertvoll die Branchentreffs für Unternehmen sind.

Dominic Heitz